Software de Gestión Empresarial · Sage · Microsoft

Software de Gestión Empresarial · Sage · Microsoft

Las medianas y grandes empresas están inmersas en un presente tan apasionante como difícil, en el que la volatilidad del mercado, la competencia feroz y las decisiones de compra de los clientes marcan el rumbo y los cambios constantes que se deben tomar. Los consumidores cambian muy rápido y, hoy en día, las empresas se encuentran ante un panorama para el que hay que estar preparadas, desde la raíz, gestionando los cambios y adaptándose al reto de ser exitosos en un futuro ilusionante, pero absorbente.

Esta dinámica tan activa del mercado hace que la adaptación tecnológica de las empresas sea una necesidad y, tener una visión integrada de la administración, un objetivo para crecer y ser competitivas constantemente.

En este contexto, la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial (Managment Information System) o ERP (Enterprise Resourcing Planning) en la empresa es crucial para gestionarla y abordar con más garantías el presente y el futuro inmediato.

Aquí hablamos sobre los ERP aplicados a empresas de todo tipo, sus beneficios, características principales y motivos por los que es importante considerarlos en la gestión y administración integral de una organización. Las ventajas son muchas.

¿Qué es un Sistema de Gestión Empresarial o ERP?

Es un programa diseñado para contemplar de manera integral los diferentes pasos en la gestión y administración de una empresa, como producción, logística, venta, bases de datos de clientes, nóminas y contabilidad, CRM, análisis de negocio y gestión documental, entre otros. El uso de datos estructurados en estas compañías, sin importar su tamaño, ayuda al crecimiento, orden y mejora de competencias en su ámbito de mercado.

Se trata, en resumen, de una importante solución universal para la centralización de toda la información que maneja una empresa; esta información es parte de los cimientos sobre los que se erige una organización exitosa.

Los objetivos primordiales de los software de gestión empresarial son:

  • Mejora y optimización de los procesos de operación y estrategia de una empresa.
  • Integridad de datos, es decir, el acceso preciso y oportuno a la información que se requiera de la organización.
  • Capacidad de compartir información entre los diferentes actores de la compañía.
  • Mejora de las operaciones, evitando aquellas innecesarias o redundantes y eliminando datos inservibles.
  • Reingeniería de procesos que impliquen una eficiencia en costes y una reducción de tiempos.

Historia de los sistemas de gestión empresarial

Durante la II Guerra Mundial, en 1945, Estados Unidos usó programas que gestionaban el inventario en plena administración del conflicto. 15 años después, los sistemas Material Requirement Planning (MRP) eran utilizados por compañías para gestionar diversos procesos como inventario, nóminas, pagos y facturaciones.

En la década de los 80, la evolución del MRP es un hecho, apareciendo una segunda versión que sobrepasaba los límites que los materiales imponían y proporcionaba una gestión de todo lo que participaba en el proceso productivo.

En los años 90, la evolución deriva en los ERP, capaces de mejorar el rendimiento de los procesos internos de la compañía e integrar operaciones críticas del negocio. A mitad de la década se produce una mejora de funciones de ese sistema hasta llegar al nuevo siglo, donde las áreas de operación se enlazan con un ERP con proveedores; o sea, se abren las posibilidades de gestión interna a proveedores externos y se agranda el universo efectivo de estas herramientas.

Además, cada vez más, se está consagrando la evolución de los ERP a un mercado electrónico. ¿Qué significa? Que los procesos “tradicionales” que ya estaban integrados con este sistema dan la bienvenida a los nuevos procesos que la empresa desarrolla con Internet.

Características de los ERP’s

Los ERP’s se distingue de otros sistemas de gestión por tres características:

  • Son integrales: el precepto de esta característica es “todas las áreas de una compañía tienen relación entre sí”; por lo tanto, los resultados están concatenados. Por ejemplo, cuando se realiza un pedido, entran en juego diferentes procesos productivos, de control de inventarios, distribución, cobranza, etc. Sin el ERP, cada área debería tener softwares independientes que no estarían integrados en una solución común. Se producirían duplicados informativos, sería más caro el proceso y se utilizaría más tiempo del necesario.
  • Son modulares: el ERP está dividido en módulos, algo que genera mayor funcionalidad al poder instalarse y aplicarse según los requerimientos del propio cliente.
  • Son adaptables: tanto para los distintos tipos de empresa como de procesos y entorno. La configuración del software, tomando en cuenta los procesos de cada negocio, es una posibilidad.

El hecho de que un ERP nos permita tener una base de datos centralizada, sin duda, será una ventaja.

Componentes de un ERP

Un Sistema de Gestión Empresarial se construye con tres tipos de componentes:

  • Las personas: es, quizás, la parte más importante en el sistema. Se divide en usuarios específicos, que realizan operaciones con el sistema, y el personal que da soporte al sistema de gestión, mejora las características y desarrolla programas de complemento.
  • Procedimientos: incluye las políticas y reglas de operación de los ERP’s para todos los usuarios.
  • Medios técnicos: aquí se incluyen hardware (ordenadores, periféricos, y los equipos que permiten interconexión entre distintos ordenadores), software (software de sistema, de aplicación y de otro tipo como de comunicación), base de datos y telecomunicaciones.

¿Por qué todas las empresas deben tener un ERP?

Cualquier empresa debe tener un sistema de gestión para administrarse y crecer en un entorno cada vez más competitivo. La organización interna de una compañía, optimizando sus flujos de información y mejorando sus relaciones comerciales, es vital para conseguir los objetivos de crecimiento y reducción de costes; es decir, una mayor rentabilidad.

Las ventajas para una empresa son varias:

  • Aumento de la competitividad: la optimización de los costes, sumada a un incremento de la productividad, es crucial para el crecimiento empresarial.
  • Mejor control operativo: la gestión de la información durante su generación y posteriormente por medio de un sistema ERP apoyará la toma de decisiones efectiva y, por lo tanto, el crecimiento.
  • Integrar la información: la integración de información relacionada con las áreas más determinantes de la empresa, como las finanzas, las ventas o la distribución, es muy importante para el futuro de cualquier empresa. A esto hay que sumar la información electrónica que hoy, más que nunca, es vital para un crecimiento.

Con estas razones, desarrollar un Sistema de Gestión Empresarial en la compañía logrará una eficacia en la toma de decisiones, contener información confiable, veraz, y un acceso rápido, control total de la compañía sin fugas, reducción de costes, rápida adaptación a las normas que dicta y exige el mercado cambiante, optimización de flujos operativos y recursos, etc.

Y ¿qué hay de la información?

No toda la información que se genera es útil para el crecimiento de la empresa. Por esa razón, ¿cómo debe ser este factor para que sume y no reste?

  • Debe ser verdadera y ofrecer un panorama real de lo que está ocurriendo, tanto dentro como fuera de la empresa.
  • Calidad y cantidad para la toma de decisiones con una base firme.
  • Útil: o sea, información de importancia y relevancia. Una información que no posea estas características puede entorpecer y provocar malas decisiones a niveles incluso directivos.
  • Oportuna: la información debe estar disponible en tiempo para que la toma de decisiones se haga eficaz y adecuadamente.

¿Qué evaluar para elegir un ERP?

Antes de seleccionar un Sistema de Gestión empresarial, la organización debe definir el objetivo de esa implementación y qué necesidades tiene. Para ello se sugiere que se apliquen criterios de evaluación interna y externa, con el fin de que la elección del ERP sea lo más apegada a las necesidades específicas y genere el máximo rendimiento.

  • Gestión de clientes; o sea, la gestión de las diversas áreas enfocadas en el cliente: facturación, distribución, pedidos, etc.
  • Gestión de proveedores: evaluar requerimientos relacionados con la gestión de ofertas, compras, pedidos, etc.
  • Gestión productiva: aquí se debe evaluar el proceso, el producto, las compras, etc.
  • Gestión de almacén: se debe evaluar el control de movimiento, proceso para preparar un pedido externo...
  • Gestión económico-financiera: qué se necesita en función de los presupuestos, análisis financieros, cuentas, etc.
  • Gestión de Recursos Humanos: nóminas, seguros sociales, salud laboral, planes de carrera, etcétera.
  • Estrategia empresarial: analizar aspectos de presentación, navegación, facilidad de acceso o respuestas integrales.
  • Formación relacionada con el software: preparación que los operadores del software deben tener para poder utilizarlo en el crecimiento de la empresa.
  • Tecnología: analizar si el ERP estaría alineado con el rumbo tecnológico de la empresa y si no tendría dificultad una centralización informativa.
  • Proveedores: hacer un estudio económico y financiero del mismo.
  • El instalador: analizar la calidad de quien desarrollará el ERP para la empresa, su flexibilidad y capacidad de respuesta y solución de problemas.
  • Recursos humanos: valorar con qué recursos humanos se cuenta y quiénes se encargarán de la realización del proyecto.
  • Costes de la implementación: relacionados con el desarrollo, mantenimiento, soporte y licencias.

Ejemplos de ERP's del mercado

Aitana, la empresa líder en desarrollo de software de gestión empresarial, ofrece, por ejemplo, software en la nube de Microsoft (Azure), empresa de la que es partner. Estos sistemas de gestión son muy interesantes para todo tipo de empresas:

  • Sage X3: enfocado en pequeñas y medianas empresas que buscan crecer de forma precisa ganando nuevos clientes y evitando las ineficiencias en la administración.
  • Dynamics NAV: consiste en una solución de gestión empresarial caracterizada por la rapidez y la eficacia y permite el acceso a la información de manera más ágil, mejorar tareas relacionadas con la organización e integrar aplicaciones diversas.
  • SAP Business One: incluye varias soluciones individuales que pueden combinarse para mejorar el sistema de gestión: Financials, Human Capital Managment, Operations y Corporate Services.

¿Por qué un ERP en la nube?

Los ERP comentados se caracterizan por una transformación digital al alojarse íntegramente en la nube. Esto se considera un cambio generacional al no depender de los servidores físicos. Alojarse en la nube implica menos costes y utilización de espacio. Es el futuro.

Comenzar desde cero o actualizar un software de gestión empresarial a una nueva versión no es sencillo. La aparición de la nube brinda una opción más atractiva para las empresas, aunque el paso de migrar una solución instalada en un ordenador a una en la nube es un paso organizacional muy difícil.

Para implantar un ERP en la nube se necesita una planificación idónea y una estrategia y aplicación apropiadas. Para lograrlo hay que analizar el tipo de empresa en la que se desarrollará, el giro y el entorno. Para eso vimos anteriormente qué cuestiones se deben analizar. Si la empresa quiere permanecer en el futuro, la adaptación a la nube lo más pronto posible es fundamental.

La digitalización en este proceso no puede ser obviada. Una implantación de un software de gestión empresarial para una empresa en la nube implica más posibilidades de crecimiento hacia nuevos retos y una actualización tecnológica importante que apoye en el logro de objetivos finales, entre los que está una mayor rentabilidad.

En conclusión, actualmente un sistema de gestión de la información es la base para el crecimiento de la empresa considerando el desarrollo de productos y servicios nuevos. El personal que tiene más éxito en el trabajo es aquel más capacitado para gestionar y utilizar la información que se genera en la empresa, ya que tomará más decisiones en tiempo y forma y correctas. Por lo tanto, las dos claves de un ERP serán la información y el personal capaz de gestionar la herramienta. La utilización de sistemas de información implica: mejora la productividad; incrementar la capacidad de trabajo y la velocidad al ejecutarlo; aumentar la precisión y la reducción de errores.

Los sistemas de gestión de información deben ser accesibles para distintos tipos de usuarios de la empresa; es decir, para aquellos que se encuentran inmersos en la actividad diaria y no tienen por qué ser programadores o especialistas en sistemas.

Hoy, en una época en la que la globalización del mercado es parte de nuestro día a día, las empresas deben enfrentarse a un proceso de adaptación importante para aumentar su participación en medio de tanta competitividad.

Software de Gestión Empresarial · MicrosoftMicrosoft Dynamics Nav

Transformación digital es uno de los conceptos del momento. Las empresas están inmersas en este proceso y gracias a herramientas como Microsoft dynamics nav pueden integrar el 100 % de las áreas de negocio para una mejor gestión: finanzas, facturación, projet management, RR. HH., fabricación, almacén y logística, compras, ventas, marketing y customer service.

Además dynamics nav tiene la característica de ser un software en la nube, con lo que los gestores podrán controlar todos los procesos desde cualquier lugar ya que con un smartphone que cuente con conexión a Internet se pueden realizar muchas de las tareas del día sin necesidad de trasladarse ni de tener que esperar a llegar a la oficina para ejecutarlas.

Algunas razones por las que implantar dynamics nav

  • Facilidad de uso. Una de los principales escollos con los que se encuentran las empresas a la hora de desplegar un ERP es la curva de aprendizaje. Con nav esto no ocurre ya que al ser un entorno 100 % Microsoft el usuario lo va a encontrar muy amigable porque la interface es muy similar a la de programas de uso diario como Word o Excel.
  • Integración. Dynamics nav se integra 100 % con el paquete Office, con lo que permite exportar todo tipo de datos a Word y Excel, lo que facilita enormemente el trabajo de los usuarios. Esta es una de las principales ventajas frente a otros ERP.
  • Seguridad. Nav tiene la garantía de Microsoft y soporte técnico hasta 10 años. Para las empresas una de las principales dudas a la hora de elegir un ERP es si después de hacer la integración van a tener la garantía de que la inversión vaya a ser duradera o en unos meses habrá que acometer de nuevo un proyecto, algo que con dynamics nav no ocurre.
  • Escalabilidad. Una de las principales características que debe de tener en cuenta una compañía a la hora de seleccionar un software es que sea escalable, algo que nav ofrece ya que permite añadir usuarios según lo vaya requiriendo en negocio, incluir nuevas funcionalidades y, en suma, hacer todo tipo de modificaciones para que el ERP se adapte al negocio del cliente.
  • Accesibilidad. Vivimos en un mundo global y conectado. Las necesidades de nuestro negocio nos exigen que en cualquier momento tengamos que dar respuesta a una posible eventualidad. Esto es posible con nav ya que al ser software en la nube gracias a la tecnología de azure, con lo que tenemos disponible la información en cualquier lugar y en cualquier momento. Dynamics nav es multidispositivo y podemos usarlo con PC, tablet y smartphone en OS iOs y Android.
  • Opciones de personalización. Otra de las ventajas es que este ERP se puede personalizar para que se adapte a las necesidades de la empresa. Dynamics nav cuenta con una red de partners, ejemplo aitana, que van a realizar esta tarea para que podamos tenerlo totalmente adaptado a lo que necesita nuestra empresa, sin una funcionalidad de menos y sin ninguna opción de más.
  • Global. Al tratarse de una tecnología de Microsoft, dynamics nav está disponible en más de 20 idiomas diferentes, lo que facilita su distribución. Prácticamente cualquier usuario del mundo va a encontrar una versión de este ERP con la que esté familiarizado.

Cuando una empresa decide implantar un ERP ha de tener claro que debe ser el software quien se adapte a sus necesidades y no al revés. No son pocas las ocasiones en las que se implantan soluciones que no se ajustan al modelo de negocio de las empresas, pero debido a esa mala elección se termina volviendo en contra ya que en muchas ocasiones es la empresa la que se adapta a la casuística de la herramienta y no al revés.

Dynamics nav tiene la ventaja de que se adapta 100 % a las necesidades de la empresa y va a permitir que el modelo de negocio no cambie, ya que se adapta a la mayoría de las casuísticas. No en vano dynamics cuenta con más de 125 000 clientes en todo el mundo, lo que nos da una idea de su distribución. 125 000 clientes no pueden estar equivocados.

Comparativa con otras herramientas del mercado

Dynamics no está solo en el mercado. Existen otras opciones que se pueden contemplar a la hora de seleccionar un ERP. En este cuadro hacemos una pequeña comparativa frente a algunas de las herramientas más usadas.

  • Dynamics vs SAP. SAP es el más grande del mercado, pero su target son empresas de más de 500 empleados o que facturen más de 100 millones de euros. Su coste de implantación es elevadísimo. Por su parte dynamics se adapta a empresas que tienen desde 10 empleados y que facturen desde 10 millones.
  • Dynamics vs SAGE. SAGE tiene un tope de 100 usuarios, algo que a veces obliga a que las empresas lo descarten. Dynamics permite que sean más de 100 los usuarios que puedan interactuar

Otra de las ventajas que ofrece dynamics nav está relacionada con su popularidad. Como hemos comentado, son más de 125 000 los clientes que la utilizan. Esto permite que para las empresas sea fácil encontrar trabajadores que sepan usar esta herramienta, lo que supone un ahorro en los costes de formación y sean más sencillos los procesos de selección.

Por otro lado, el que esté tan extendida también es una ventaja en desarrollo. Si no disponemos de la capacidad tecnológica necesaria para hacer implementarla y desplegarla a nivel de empresa, la búsqueda y localización de partners tecnológicos será más sencilla ya que, precisamente gracias a su popularidad, son muchos los desarrolladores que dominan la tecnología de Microsoft dynamics nav. Uno de estos partners es aitana, una opción a contemplar a la hora de seleccionar un partner tecnológico.

Sea cual sea el sector de tu empresa, dynamics nav se ajusta a tu modelo de negocio para que tú solo tengas que ocuparte de lo que más sabes, sin que el ERP te vaya a suponer ningún dolor de cabeza ni te vaya a obligar a cambiar tu empresa porque no se ajusta a lo que necesitas.

Software de Gestión Empresarial · SageSAGE X3

Sage X3, es un software ERP, válido para cualquier empresa que necesite unificar y optimizar todos sus procesos.

¿Para qué sirve Sage ERP X3?

Se trata de una solución que ha sido pensada para que las empresas afronten sus procesos más complicados y detallados, sin que por ello se haya de perder efectividad y rendimiento. Esto proporciona una disminución de costes y una mayor rapidez a la hora de realizar dichos procesos, ya que el uso del programa es fácil y de muy veloz implantación.

Proporciona, a las empresas que lo usen, una gestión integrada con el fin de que se superen todos los retos que hayan de afrontar, como, por ejemplo:

  • Controlar los efectos de la globalización: Al controlar los efectos de la globalización, se refiere más concretamente al desarrollo internacional o a los nuevos mercados emergentes.
  • Gestión eficaz y modernizada: Con Sage X3 se pueden gestionar todas las actividades de las empresas mediante un único sistema, lo que aumenta la eficiencia de los procesos de manera notable.
  • Mejorar la colaboración interna y externa: Si se facilita la colaboración, ya sea interna o externa, se puede aumentar la capacidad de respuesta y de anticipación en el mercado por parte de la empresa poseedora del software.
  • Clientes contentos: Una mayor rapidez a la hora de elaborar cualquier tipo de actividad dentro de la empresa mejora la satisfacción del cliente, lo que hará que se decante por los servicios de la misma, otra vez, en un futuro.
  • Control en los gastos: Con su herramienta de anticipación se puede garantizar un rápido retorno de la inversión, además de ayudar a la empresa a controlar sus gastos en el campo de la explotación con su herramienta de gestión.

¿Por qué Sage X3 está triunfando tanto?

Este software tiene una red de 150 distribuidores que están a lo largo de 50 países de todo el mundo. Ya son más de 2900 empresas y de 150 000 usuarios los que usan y confían en esta herramienta como método para administrar toda su logística y tareas fiscales, entre otras cosas.

Gracias a su tecnología Web 2.0, Sage ERP X3 es capaz de centrarse en la tecnología colaborativa, además de la ergonomía completamente personalizada, con el fin de aumentar la eficiencia de las empresas y simplificar todos sus procesos.

¿Qué ventajas ofrece Sage ERP X3?

Esta herramienta es bien conocida por toda la ayuda que ofrece a las empresas.

  • Reducciones en las entregas y en los costes generales: El gran avance del mercado y la evolución de la globalización, obliga a las empresas a que mantengan los costes bajo control, además de que tengan que aumentar su rendimiento. Eso, sumado al hecho de que exige que se potencie la atención al cliente. Con esta solución, una empresa es capaz de automatizar e integrar todos sus procesos de gestión, abarcando todas las etapas que haya. Con Sage ERP X3, uno puede acceder a todos los datos que estén relacionados con su actividad. Además, esta información se tiene en tiempo real y permite un control completo.
  • Aumento de la colaboración y la coordinación: Con este software, los usuarios son capaces de tener una fácil gestión para el conjunto de empresas, delegaciones y filiales de su compañía. Gracias a esto se comparte el mismo sistema de referencia, aunque cada uno puede trabajar con el idioma y la moneda que domine, todo ello gracias a un sistema de contabilidad y gestión financiera que, por supuesto, cumple todos los reglamentos y requisitos de cada país.
  • Mayor satisfacción de los clientes: Uno de los factores más importantes y que se considera como un pilar para las empresas es el hecho de establecer una relación individual con cada uno de sus clientes. Esto, junto a la innovación en productos y servicios, suelen sentar las bases para que un negocio triunfe de manera estelar. Pero claro, a estas dos premisas anteriores se les ha de sumar el incremento de la fidelidad, la buena atención al cliente y el hecho de prever las necesidades. Todo esto se combina con la tecnología de Sage ERP X3, ya que, al estar basada en una arquitectura orientada a web, es capaz de reunir en un software común, a los miembros de las empresas y a sus asociados, para una comunicación más fluida y diligente.
  • Aprovechar las nuevas oportunidades para crecer como empresa: Las empresas, crecen mediante el desarrollo de ofertas y servicios, aunque también pueden crecer con la creación de nuevas áreas de actividad. Pero el hecho de llevar al día todos los datos puede resultar una pérdida de tiempo crucial para cualquier empresa que se precie. Por ello, los indicadores de análisis de toma de decisiones y los indicadores comerciales del software Sage ERP X3, son capaces de ofrecer datos precisos en torno a la evaluación de cada situación en lo referente a los activos de la empresa.
  • Digitalización: La transformación digital es algo realmente importante en el día a día para las empresas. Muchas de ellas han decidido dar el paso y aprovecharse del auge del software en la nube, para ahorrar en costes. Sage ERP X3, ofrece este tipo de servicio, con el fin de que las empresas puedan ahorrar gastos en documentos físicos y en el espacio necesario para guardarlos. Además, el fácil acceso y búsqueda para cualquier documento que se busque, es una manera más de optimizar el tiempo.

Aitana y Dynamics Nav

Aitana, empresa partner gold de Microsoft y partner platinum de SAGE, recomienda a las empresas implantar Microsoft Dynamics Nav o Sage X3.

¡Es hora de apostar por la novedad, por la digitalización y la comodidad que conlleva!